Resp.: Alexandre Garcia (archiviste au CICR)
Le but est de conserver les données et de s’assurer de leur authenticité.
Le principe de base est que rien n’est fiable, il y a toujours un risque, à commencer par le matériel, qui peut être endommagé ou égaré (les disques optiques par exemple n’ont qu’une espérance de vie de 5 ans). De plus, les supports de données peuvent être dépassés (difficile aujourd’hui d’acheter une machine pouvant lire les disquettes). Il ne faut pas espérer davantage qu’une préservation de 3 à 5 ans pour ce qui est du matériel.
Il y a également le problème des logiciels, les nouveaux logiciels n’étant plus forcément capables de lire d’anciens documents. Certains logiciels (comme prezi) ne permettent pas de récupérer les données et celles-ci sont alors perdues si le site plante. Les logiciels gratuits offrent des garanties parfois insuffisantes et une difficulté pour les payants peut être la disponibilité des services après vente.
Un dernier niveau de risque est strictement personnelle: ne plus se souvenir sous quel nom tel document a été enregistrer ou alors le supprimer par erreur.
Le stockage pour les privés est devenu bon marché, ce qui pousse à ne pas faire de tri et tout garder
Solutions:
1) Savoir ce qu’on a, donc faire l’inventaire de son patrimoine et savoir où est quoi (sur quel support ou quel site). Veut-on tout garder et prendre les mesures adéquates? Par exemple un document Word qui n’a plus à être édité peut être transformé en PDF dans un format prévu pour l’archivage électronique avec un haut niveau de confiance.
2) Classer et trier les dossiers pour ne garder que le nécessaire. Pour cela, il vaut utiliser des formats standards afin d’éviter autant que possible que les fichiers soient corrompus. De même pour les noms des fichiers qui doivent rester simples (sans signe particulier).
3) Sauvegarder régulièrement dans les nouveaux formats pour qu’un document ne soit pas perdu quand son formation serait dépassé. Il est également nécessaire de multiplier les sauvegardes sur différents supports (3-4 copies).
4) Pour les images et les vidéos, en plus des solutions valables pour les textes, il faut toujours viser la meilleure qualité possible. Il ne faut jamais éditer le document original, mais uniquement des copies et conserver les métadonnées.
5) La conservation des mails est particulièrement problématique, mais une solution simple serait une conservation du document papier.
Au final, la conservation des données électroniques demande un investissement personnel important et le long terme ne dépasse pas 10 ans. Pour privilégier la sécurité, il faut toujours partir du principe que le matériel n’est pas fiable et il faut donc multiplier les sauvegardes sur différents supports. Dans une optique d’archivage, il vaut mieux privilégier le matériel de qualité plutôt que le bon marché qui est généralement moins fiable.
